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Datenschutzerklärung

Stand: 11.05.2025

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

VermietOS
Inhaber: Philipp Meyer
Berlin, Deutschland
E-Mail: info@vermietos.com

2. Überblick über die Datenverarbeitung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Immobilienverwaltungssoftware "VermietOS". Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Der Schutz Ihrer Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der DSGVO, dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telemediengesetz (TMG).

3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

  • Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
  • Zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
  • Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
  • Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, sofern Ihre Interessen oder Grundrechte nicht überwiegen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

4. Datenerhebung bei Nutzung unserer Webseite

4.1 Informatorische Nutzung

Bei der rein informatorischen Nutzung unserer Website, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt (sog. "Server-Logfiles"). Diese umfassen:

  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit der Anfrage
  • Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
  • Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
  • Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
  • Jeweils übertragene Datenmenge
  • Website, von der die Anforderung kommt
  • Browser
  • Betriebssystem und dessen Oberfläche
  • Sprache und Version der Browsersoftware

Die Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und dient der technischen Administration und Sicherheit unserer Website. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, in der Regel nach 7 Tagen.

4.2 Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden auf unserer Website Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und bestimmte Informationen enthalten. Sie dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher und effektiver zu machen.

Wir unterscheiden zwischen:

  • Notwendige Cookies: Diese sind für den Betrieb unserer Website erforderlich und können nicht deaktiviert werden.
  • Funktionale Cookies: Diese ermöglichen verbesserte Funktionalität und Personalisierung.
  • Analyse-Cookies: Diese helfen uns zu verstehen, wie Besucher mit unserer Website interagieren.
  • Marketing-Cookies: Diese werden verwendet, um Besuchern auf Websites zu folgen.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung notwendiger Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Für alle anderen Cookie-Arten ist die Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit anpassen und Ihre Einwilligung widerrufen. Nutzen Sie hierfür die Cookie-Einstellungen auf unserer Website.

5. Datenverarbeitung bei Nutzung unserer Software

5.1 Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung unserer Immobilienverwaltungssoftware ist eine Registrierung erforderlich. Dabei erheben wir folgende Daten:

  • Name
  • E-Mail-Adresse
  • Passwort (verschlüsselt gespeichert)
  • Optional: Telefonnummer
  • Optional: Anschrift

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung des Nutzungsvertrags. Die Daten werden gespeichert, solange Ihr Nutzerkonto besteht, und nach Löschung Ihres Kontos unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht.

5.2 Immobilien- und Mieterdaten

Als Vermieter können Sie in unserer Software Daten zu Ihren Immobilien und Mietern erfassen. Hierbei fungieren Sie als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die von Ihnen eingegebenen Daten. Wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Bitte beachten Sie, dass Sie als Vermieter verpflichtet sind, Ihre Mieter über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren und eine entsprechende Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zu haben.

5.3 Zahlungsdaten

Bei kostenpflichtigen Diensten erheben wir die für die Zahlungsabwicklung notwendigen Daten. Je nach gewählter Zahlungsart können dies sein:

  • Bankverbindung (IBAN, BIC)
  • Kreditkartendaten
  • PayPal-Konto

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung. Die Zahlungsdaten werden entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert und danach gelöscht.

6. Empfänger personenbezogener Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

  • Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
  • Die Weitergabe zur Erfüllung des Vertrags mit Ihnen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
  • Eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
  • Die Weitergabe zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Wir setzen folgende Dienstleister ein, die Zugriff auf Ihre Daten haben können:

  • Hosting-Provider: Zur Bereitstellung unserer Website und Software
  • Cloud-Dienste: Zur Speicherung und Verarbeitung von Daten (Firebase/Google Cloud)
  • Zahlungsdienstleister: Zur Abwicklung von Zahlungen
  • E-Mail-Dienstleister: Zum Versand von E-Mails
  • Analyse-Dienste: Zur Verbesserung unseres Angebots

Mit allen Dienstleistern, die als Auftragsverarbeiter tätig sind, haben wir entsprechende Verträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

7. Datenübermittlung in Drittländer

Einige unserer Dienstleister haben ihren Sitz in Ländern außerhalb der Europäischen Union (sog. Drittländer). Wenn wir Daten in ein Drittland übermitteln, stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist, entweder durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, durch geeignete Garantien wie Standarddatenschutzklauseln oder durch verbindliche interne Datenschutzvorschriften.

Insbesondere nutzen wir Dienste von Google (Firebase), deren Server sich teilweise in den USA befinden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.

8. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorsehen. Anschließend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

9. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte:

  • Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen.
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, die auf Grundlage eines berechtigten Interesses erfolgt.
  • Widerrufsrecht: Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
  • Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

10. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um Ihre personenbezogenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Zu den Maßnahmen gehören unter anderem:

  • Verschlüsselung der Datenübertragung (HTTPS)
  • Verschlüsselte Speicherung sensibler Daten
  • Zugriffsbeschränkungen und Zugriffskontrollen
  • Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und -updates
  • Regelmäßige Datensicherungen

11. Änderung der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

12. Kontakt zum Datenschutz

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden:

VermietOS
Inhaber: Philipp Meyer
E-Mail: datenschutz@vermietos.com

Stand: 01.11.2023